管理業務主任者 管理事務の内容と実施方法 — 頻出論点と過去問

頻出論点

1. この分野は何か

管理業者が管理組合から何を引き受けるのかは、標準管理委託契約書の別表に業務ごとに書かれています。修繕の話でも、日常の気づきを助言するところまでは契約の中で、計画案を作るところからは別の契約でと線が引かれていて、つまずきやすいところです。督促や議事録でも、管理業者が担うのは事務の部分で、請求や決定の主体は管理組合のままです。

2. 実際の出題のされ方

管理事務の内容を 1 問まるごとで問う問題と、契約条項の記述に混ぜて問う問題があります。適切な記述の数を答える個数問題や、不適切な記述だけを全部含む組を選ぶ問題も出ています。

「マンションの維持又は修繕に関する企画又は実施の調整」の業務は、繰り返し問われている題材です。長期修繕計画の見直しに向けた助言の方法、計画案の作成や大規模修繕工事の設計・工事監理を委託するときの契約の形、大規模修繕を除く修繕を外注するときに管理業者が行う範囲が題材です。このほか、管理員業務の範囲を選ぶ問題、具体的な部位や設備が管理対象部分のどの区分に入るかを問う問題、災害や事故のときの手続を問う問題があります。

3. 学習のポイント

管理事務の対象は、管理規約で管理組合が管理するとされた部分のうち、管理業者が引き受けた範囲です。組合員が自分で管理すべき部分は入りません。ただし、専有部分の設備でも共用部分と構造上一体の配管や配線は、管理組合が管理するとされていて依頼があれば、契約に含められます。警備業法の警備業務と消防法の防火管理者の業務は管理事務に入らず、委託するなら別の契約にすることが望ましいとされています。

長期修繕計画に対する管理業者の役目は、書面での助言までです。標準管理委託契約書の令和5年の改正で、助言のきっかけに修繕積立金の額が著しく低い場合と実際の積立額が足りない場合が加わり、見直しの対象にも修繕積立金が入りました。管理事務で把握した劣化の状況に基づいて助言するのは、改正の前からです。計画案の作成や、調査・診断を踏まえた計画の見直しを行うときは、別の契約とされています。大規模修繕工事の設計と工事監理を委託するときも、業務の独立性が高いため、別の契約にすることが望ましいとされています。

大規模修繕を除く修繕や保守点検を管理組合が他の業者に外注するとき、管理業者が行うのは、見積書の受理、管理組合と受注業者の取次ぎ、実施の確認です。取次ぎは、標準管理委託契約書の令和5年の改正で発注補助から改められました。見積書の受理に、業者への現場説明や、見積書と依頼内容の整合を確かめる範囲を超える助言は入りません。実施の確認も同じ改正で広がり、管理員の立会いで確かめられる内容のほか、管理員がいない場合などは管理業者の使用人等の立会いで確かめられる内容も含みます。協議で決めれば、作業報告書等の確認でも足ります。

• 督促の終わり：滞納の督促は、定めた期間の間、電話や自宅訪問、督促状で行います。それでも払われなければ管理業者の督促の業務は終わって責任を免れ、以後の請求は管理組合が行います。
• 理事会・総会の支援：管理者以外でも、区分所有法や規約のもとで招集の権限があると見られる人から支援を求められたら、断る正当な理由がない限り応じます。
• 管理員の立会い：工事の完了確認は、外観を目で見て確かめることや、外注業者から終了の報告を受けることを指します。設計図書のとおりに工事がされたかを確かめるものではありません。なお、受付等の業務に入っていた宅配物の預かりと引渡しは、標準管理委託契約書の令和5年の改正で別表から外れました。
• 緊急時の業務：災害や事故で管理組合の承認を待てない緊急の業務は先に実施でき、その後速やかに、内容とかかった費用の額を書面で知らせます。緊急で専有部分に立ち入ったときは、管理組合とその部屋の組合員等に事後速やかに報告します。

4. 間違えやすいところ

• 総会議事録：管理業者が自分の名前で総会議事録を作って組合員に配るとする誤答肢がありました。議事録を作る責任は総会の議長にあり、管理業者の仕事は、協力を求められたときに案を作るところまでです。
• 点検の結果の報告：点検や検査の結果は口頭で報告してよいとする誤答肢がありました。書面が求められるのは改善策の助言だけではなく、結果の報告も同じです。
• 立会いの程度：管理員は外注業者の業務中ずっと立ち会うとする誤った記述がありました。ここでいう立会いは、終業や完了の確認のためのものです。
• 管理対象部分の区分：専用庭を規約共用部分の一つとする誤った記述がありました。専用庭は、駐車場や植栽と同じ附属施設の区分に入っています。